Tutorial Odoo 18: Membuat Data Karyawan (Create Employees)
Tujuan: Mendata personel perusahaan ke dalam sistem, menghubungkannya dengan akun pengguna jika diperlukan, dan mengatur informasi absensi.
Langkah 1: Navigasi ke Modul Employees
-
Masuk ke Odoo menggunakan akun Siska (karena siska telah diberi hak akses Manager HR pada tutorial sebelumnya).
-
Buka modul Employees (Karyawan).
-
Klik tombol New (Baru) untuk membuat data karyawan baru.
Langkah 2: Mengisi Informasi Dasar & Menghubungkan ke User
Di bagian ini, Anda menentukan identitas karyawan dan apakah mereka memerlukan akses masuk ke database Odoo.
-
Employee Name: Isi nama lengkap karyawan.
-
Related User: Pilih user yang sesuai dari daftar pengguna. Jika orang tersebut tidak butuh login ke Odoo (misalnya staf lapangan atau sopir), bagian ini bisa dikosongkan.
-
Job Position: Masukkan posisi jabatan karyawan (contoh: Manager HR, Staff Sales, atau Supervisor Produksi).
-
Department: Pilih atau buat departemen baru (contoh: Human Resource, Sales, atau Production).
Langkah 3: Mengatur Informasi Pribadi & Pekerjaan
-
Manager: Pada bagian Work Information, pilih siapa atasan langsung karyawan tersebut untuk keperluan struktur organisasi dan persetujuan (approval).
-
Private Information: Masukkan alamat lengkap, kota, dan negara tempat tinggal karyawan pada tab Private Information.
Langkah 4: Mengatur Keamanan Absensi (HR Settings)
Tab HR Settings sangat penting untuk fitur absensi (Attendances) yang akan digunakan di modul berikutnya.
- Related User: Untuk menghubungkan data user (untuk mengakses sistem) dengan data employee
-
PIN Code: Berikan 4 digit angka unik. PIN ini akan digunakan karyawan untuk absen masuk/keluar pada perangkat Kiosk.
-
Badge ID: Klik Generate untuk membuat nomor unik secara otomatis. ID ini nantinya bisa digunakan jika perusahaan mencetak kartu ID karyawan untuk absensi.
Contoh Tabel Input Data Karyawan
Berdasarkan peran-peran yang telah dibahas sebelumnya (Siska, Doni, dan Budi), berikut adalah simulasi data inputnya:
Field | Karyawan 1 (Manager HR) | Karyawan 2 (Staff Sales) | Karyawan 3 (Finance) |
|---|---|---|---|
Name | Siska Amelia | Doni Setiawan | Budi Prasetyo |
Related User | Siska Amelia | Doni Setiawan | Budi Prasetyo |
Department | Human Resource | Sales | Finance & Accounting |
Manager | (Kosong/Pimpinan) | Siska Amelia | Siska Amelia |
Private Address | Jl. Kenari No. 10, Bogor | Jl. Melati No. 5, Jakarta | Jl. Merpati No. 12, Bekasi |
PIN Code | 1234 | 5678 | 9012 |
Badge ID | (Klik Generate) | (Klik Generate) | (Klik Generate) |
💡 Penjelasan Perbedaan User vs Employee
Penting untuk diingat bahwa di Odoo:
-
User: Digunakan untuk mengelola hak akses ke sistem (siapa yang bisa login dan menu apa yang bisa dilihat).
-
Employee: Digunakan untuk pengelolaan sumber daya manusia (siapa alamatnya, berapa PIN absennya, di departemen apa dia bekerja, dan siapa manajernya).
Jika seorang karyawan berhenti, Anda dapat mematikan (archive) data Employee-nya, namun akun User-nya harus dihapus atau dinonaktifkan secara terpisah melalui menu Settings untuk mencegah akses login.