Tutorial Odoo 18: Membuat Kategori Pengeluaran (Expense Category)
Tujuan: Mendefinisikan jenis-jenis pengeluaran yang diperbolehkan bagi karyawan dan menghubungkannya dengan akun akuntansi yang tepat.
Langkah 1: Navigasi ke Kategori Pengeluaran
-
Masuk ke Odoo menggunakan akun Siska (Manager HR).
-
Buka modul Expenses.
-
Pilih menu Configuration (Konfigurasi) > Expense Categories.
-
Klik tombol New (Baru) untuk membuat kategori pengeluaran baru.
Langkah 2: Mengisi Detail Kategori
Pada formulir kategori pengeluaran, masukkan informasi berikut:
-
Expense Category: Nama jenis pengeluaran (Contoh: Biaya Hotel, Makan, atau Transportasi).
-
Unit Price: Anda bisa mengisi harga standar atau membiarkannya 0.00 jika nilainya selalu berubah-ubah mengikuti kuitansi.
-
Internal Reference: Kode unik untuk memudahkan pencarian kategori (Contoh: EXP-01).
-
Expense Account: PENTING! Pilih akun beban yang sesuai dari Chart of Accounts (Bagan Akun) agar pengeluaran ini tercatat dengan benar di laporan Laba Rugi.
-
Taxes: Jika pengeluaran ini memiliki pajak (seperti PPN), Anda bisa mengaturnya di sini, namun biasanya dikosongkan untuk biaya umum.
Contoh Tabel Input Data Kategori Pengeluaran
Agar lebih jelas, berikut adalah contoh data kategori pengeluaran yang bisa digunakan oleh karyawan seperti Doni Setiawan saat melakukan perjalanan dinas:
Nama Kategori | Harga Satuan (Unit Price) | Referensi Internal | Akun Pengeluaran (Expense Account) | Penjelasan |
|---|---|---|---|---|
Hotel/Penginapan | Rp 550.000 | EXP-01 | 69000000 Other Expenses | Digunakan saat karyawan menginap untuk tugas luar kota. |
Uang Makan | Rp 100.000 | EXP-02 | 69000000 Other Expenses | Batas maksimal biaya makan per hari yang ditanggung. |
Bensin & Parkir | Rp 0,00 (Sesuai Nota) | EXP-03 | 69000000 Other Expenses | Biaya transportasi lokal yang diganti sesuai nilai kuitansi. |
Alat Tulis Kantor | Rp 0,00 (Sesuai Nota) | EXP-04 | 69000000 Other Expenses | Digunakan untuk penggantian biaya beli alat tulis mendesak. |
Penjelasan Fungsi Kategori dalam Akuntansi
Setiap kategori yang Anda buat di sini memiliki kaitan langsung dengan Modul Akuntansi:
-
Otomatisasi Jurnal: Saat Manager menyetujui klaim biaya karyawan, Odoo akan melihat akun yang Anda pasang pada kategori tersebut (misal: Biaya Perjalanan Dinas) dan secara otomatis membuat jurnal debit pada akun tersebut.
-
Kontrol Anggaran: Dengan menetapkan Unit Price, perusahaan bisa mengontrol standar biaya yang diperbolehkan untuk setiap jenis pengeluaran.
-
Analisis Laporan: Kategori memudahkan bagian keuangan untuk melihat jenis pengeluaran apa yang paling besar dalam satu periode melalui laporan Profit & Loss.
Setelah kategori ini siap, karyawan (seperti Doni atau Budi) dapat mulai memasukkan klaim pengeluaran mereka masing-masing melalui menu My Expenses.