Reimburse Expense Report

Tutorial Odoo 18: Persetujuan dan Posting Laporan Pengeluaran

Tujuan: Memvalidasi laporan pengeluaran Doni, mencatatnya ke dalam buku besar akuntansi, dan memproses pembayaran ganti rugi (reimbursement).

Langkah 1: Persetujuan oleh Manager (POV: Siska Amelia)

Sebagai Manager HR, Siska harus memastikan bahwa pengeluaran Doni sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

1. Login sebagai Siska Amelia.

2. Buka modul Expenses > pilih menu Reporting > Expenses Analysis atau langsung ke tab To Approve.

3. Pilih laporan pengeluaran milik Doni Setiawan yang berjudul Perjalanan Dinas Penjualan - Jakarta.

4. Periksa detail kuitansi (Hotel, Makan, Bensin). Siska dapat melihat foto lampiran jika Doni mengunggahnya.

5. Klik tombol Approve (Setujui).

   • Hasil: Status laporan berubah dari Submitted menjadi Approved.

Langkah 2: Posting ke Akuntansi (POV: finance)

Setelah disetujui manager, bagian Keuangan harus membukukan biaya tersebut agar muncul di laporan keuangan (di contoh ini saya menggunakan akun siska).

1. Login sebagai Finance.

2. Buka modul Expenses > pilih menu Expense Reports > filter status To Post.

3. Buka laporan Doni yang sudah berstatus Approved.

4. Klik tombol Post Journal Entries.

   • Hasil: Odoo secara otomatis membuat entri jurnal akuntansi. Akun beban (seperti Biaya Perjalanan Dinas) akan di-debit, dan akun Utang Karyawan akan di-kredit.

   • Laporan kini berstatus Posted.

Langkah 3: Pembayaran Ganti Rugi (POV: finance)

Langkah terakhir adalah membayar uang penggantian kepada Doni.

1. Pada dokumen laporan pengeluaran yang sama, klik tombol Register Payment (Daftarkan Pembayaran).

2. Pilih Journal (misalnya: Bank atau Kas Kecil) dan tentukan tanggal pembayarannya.

3. Klik Create Payment.

   • Hasil: Status laporan berubah menjadi In Payment.

Langkah 4: Penyelesaian Pembayaran (Validate)

Setelah laporan pengeluaran di-post oleh bagian Finance, langkah terakhir adalah memvalidasi bahwa uang sudah benar-benar ditransfer ke rekening Doni.

1. Masuk ke Menu Akuntansi:

   • Buka modul Accounting (Akuntansi).

   • Pilih tab Vendors di menu navigasi atas.

   • Klik menu Payments (Pembayaran).

2. Cari Data Pembayaran:

   • Di dalam daftar Payments, cari baris transaksi yang sesuai dengan nama doni dan nominal Rp 800.000,00.

   • Klik pada baris data tersebut untuk masuk ke detail dokumen pembayaran.

3. Validasi Pembayaran:

   • Pastikan semua data sudah sesuai (Metode pembayaran, Bank, dan Jumlah).

   • Jika uang sudah ditransfer, klik tombol Validate (Validasi) yang berada di pojok kiri atas.

   • Hasil: Status pembayaran akan berubah menjadi Posted, dan status pada daftar Vendor Bills akan berubah menjadi Paid (Lunas).

   • Terakhir patikan melakukan rekonsiliasi pada jurnal bank yang digunakan denganmemasukan nilai ( - ) minus karena ini pengeluaran (expenses) klik disini untuk melihat cara melakukan rekonsiliasi

---

💡 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan

• Pemisahan Tugas: Idealnya, orang yang menyetujui (Siska) berbeda dengan orang yang membayar (Budi) untuk menjaga kontrol internal yang baik.

• Pencatatan Otomatis: Anda tidak perlu menginput jurnal manual di modul Accounting. Odoo menarik data dari akun yang telah kita pasang pada Expense Categories sebelumnya.

• Status Done: Setelah pembayaran selesai, laporan tersebut akan masuk ke arsip laporan yang sudah selesai (Done) dan Doni akan menerima notifikasi bahwa biayanya telah dibayarkan.

• Mengapa Masuk Kategori Vendor Bills?

  Laporan pengeluaran karyawan masuk ke daftar Vendor Bills karena Odoo memperlakukan karyawan sebagai "Vendor" (pihak eksternal) saat perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar atau mengganti uang (reimbursement) kepada mereka.

  Dalam gambar Anda, terlihat nomor tagihan BILL/2025/12/0002 atas nama doni dengan status In Payment. Ini menunjukkan bahwa laporan pengeluaran Doni sebesar Rp -800.000,00 telah berhasil di-post ke akuntansi dan sedang dalam proses pembayaran.