Create Expense Report

Tutorial Odoo 18: Membuat Laporan Pengeluaran (POV: user Doni )

Tujuan: Doni akan memasukkan rincian biaya perjalanan dinas satu per satu, menggabungkannya menjadi satu laporan, dan mengajukannya kepada Manajer (Siska Amelia) untuk disetujui.

Langkah 1: Mencatat Pengeluaran Individu (My Expenses)

Doni perlu mencatat setiap kuitansi yang ia miliki ke dalam sistem.

  1. Login sebagai Doni.

  2. Buka modul Expenses > pilih menu My Expenses.

  3. Klik New untuk setiap kuitansi:

  • Entri 1: Penginapan

    • Description: Hotel di Jakarta.

    • Category: Pilih Hotel/Penginapan (EXP-01).

    • Total: Rp 550.000 (Otomatis muncul dari kategori).

    • Expense Date: Pilih tanggal saat menginap (misal: 3 hari lalu).

  • Entri 2: Konsumsi

    • Description: Makan Siang Client.

    • Category: Pilih Uang Makan (EXP-02).

    • Quantity: 1.00.

    • Total: Rp 100.000.

  • Entri 3: Transportasi

    • Description: Bensin & Parkir Jakarta.

    • Category: Pilih Bensin & Parkir (EXP-03).

    • Total: Isi sesuai kuitansi (misal: Rp 150.000).

Langkah 2: Menggabungkan Menjadi Laporan (Create Report)

Setelah semua biaya dicatat, Doni harus menggabungkannya menjadi satu laporan perjalanan agar manajer lebih mudah melakukan pengecekan.

  1. Di daftar My Expenses, centang semua kotak pengeluaran yang baru saja dibuat.

  2. Klik tombol Create Report di bagian atas.

  3. Ubah Expense Report Summary agar jelas, contoh: Perjalanan Dinas Penjualan - Jakarta.

Langkah 3: Mengajukan Laporan ke Manajer (Submit)

Ini adalah langkah terakhir Doni untuk menyerahkan dokumen secara digital kepada atasannya.

  1. Periksa kembali total keseluruhan biaya di bagian bawah.

  2. Klik tombol Submit to Manager.

  3. Status laporan akan berubah menjadi Submitted.

💡 Penjelasan untuk Doni (Data Master Terkait)

  • Manager Approval: Karena pada pengaturan sebelumnya Siska Amelia diatur sebagai manajer Doni, maka laporan ini akan otomatis muncul di dasbor Siska untuk diperiksa.

  • Attach Receipts: Doni sangat disarankan untuk mengklik tombol Attach Receipt pada setiap entri pengeluaran untuk mengunggah foto kuitansi sebagai bukti fisik bagi bagian Akuntansi.

  • Status Laporan:

    • Draft: Masih bisa diedit oleh Doni.

    • Submitted: Sedang menunggu persetujuan Siska.

    • Approved: Sudah disetujui Siska dan diteruskan ke bagian Finance (Budi Prasetyo).

    • Paid: Uang penggantian sudah ditransfer ke Doni.

Dengan mengikuti tutorial ini, Doni telah berhasil melaporkan biaya dinasnya secara sistematis menggunakan Odoo 18.

Updated on
Expense Category
Reimburse Expense Report