Tutorial: Membuat Quotation dan Menutup Deal (WON) di Odoo CRM
Langkah ini adalah tahap akhir dari siklus CRM: mengkonversi Peluang menjadi Penjualan (Sales Order).
Langkah 1: Membuka Opportunity yang Siap Ditutup
-
Pastikan Anda berada di modul CRM.
-
Akses menu Pipeline.
-
Cari Opportunity Anda, yaitu: Permintaan Demo ERP Modul Akuntansi (PT Solusi Digital Utama).
-
Pastikan Opportunity ini berada pada Stage terakhir sebelum Won, misalnya Negotiation (Negosiasi).
-
Klik Opportunity tersebut untuk membuka formulirnya.
Langkah 2: Membuat Quotation Baru
-
Di bagian atas formulir Opportunity, cari dan klik tombol berwarna New Quotation (Penawaran Baru) atau New Sales Order.
-
Sistem akan otomatis membuat dokumen penawaran baru dan membawa Anda ke formulir Penjualan (Sales/Quotation).
Langkah 3: Mengisi Detail Quotation (Order Lines)
Pastikan detail pelanggan (PT Solusi Digital Utama) sudah otomatis terisi. Fokus pada tab Order Lines untuk menambahkan produk atau layanan yang disepakati:
Field Data | Input Contoh Saya | Keterangan |
|---|---|---|
Product Line 1 | Lisensi Odoo ERP Enterprise | Tambahkan produk lisensi. |
Quantity | 1 | Jumlah lisensi. |
Unit Price | Rp 45.000.000 | Harga total lisensi. |
Product Line 2 | Layanan Implementasi & Setup | Tambahkan jasa implementasi. |
Quantity | 1 | Jumlah unit jasa. |
Unit Price | Rp 50.000.000 | Harga jasa. |
Expiration Date | 30/11/2025 | Tentukan batas waktu penawaran (wajib diisi). |
Payment Terms | Net 30 Days | Syarat Pembayaran yang disepakati. |
Langkah 4: Menyimpan dan Mengkonfirmasi Quotation
-
Setelah semua detail produk dan harga terisi, klik tombol Save (Simpan).
-
Opsional: Anda dapat menggunakan tombol Send by Email untuk mengirim dokumen penawaran ini ke pelanggan (Bpk. Hendra Wijaya) secara langsung dari Odoo.
-
Setelah menerima konfirmasi verbal/email dari pelanggan, klik tombol Confirm (Konfirmasi).
-
Status dokumen akan berubah dari Quotation menjadi Sales Order (SO) atau Confirmed Sale.
Langkah 5: Menutup Opportunity sebagai "Won"
-
Setelah Quotation berubah menjadi Sales Order (penjualan resmi), Anda harus kembali ke Opportunity yang terkait.
-
Klik tombol panah atau tautan yang bertuliskan Opportunity di bagian atas formulir Sales Order (ini akan membawa Anda kembali ke halaman Permintaan Demo ERP Modul Akuntansi).
-
Di formulir Opportunity, cari dan klik tombol Won (Dimenangkan) di bagian atas.
-
Sistem akan menampilkan pesan konfirmasi (Congratulations!) yang menandakan Opportunity berhasil ditutup.
-
Atau bisa cek Video dibawah
Catatan Lanjutan: Setelah ditandai sebagai Won, Opportunity ini akan hilang dari Pipeline aktif dan nilainya (Expected Revenue senilai Rp 95.000.000) akan tercatat dalam laporan Revenue (Pendapatan) aktual. Dokumen Sales Order (SO) yang tercipta akan menjadi dasar bagi tim Inventory (Pengiriman) dan Accounting (Pembuatan Faktur/Invoice).