Quotation Validity & Quotation Template

Tutorial Odoo 18: Masa Berlaku & Templat Surat Penawaran

Bagian A: Mengaktifkan Masa Berlaku Surat Penawaran (Default Quotation Validity)

Fitur ini mengatur berapa hari sebuah Surat Penawaran akan berlaku secara default (otomatis).

1. Konfigurasi Sistem

1. Login sebagai Administrator (Admin) di Odoo.

2. Masuk ke modul Sales (Penjualan).

3. Klik Configuration (Konfigurasi) > Settings (Pengaturan).

4. Cari fitur Default Quotation Validity.

5. Aktifkan (Centang) fitur tersebut.

2. Menentukan Masa Berlaku

1. Setelah diaktifkan, sebuah field baru akan muncul.

2. Masukkan jumlah hari masa berlaku default (Contoh: 5 hari, seperti di video).

3. Klik tombol Save (Simpan).

3. Dampak

• Saat Anda membuat Quotation baru, field Expiration (Kedaluwarsa) akan otomatis terisi 5 hari setelah tanggal pembuatan hari ini (Ouotation Date Adalah hari ini tgl 12 Expiration 5 hari lagi yaitu tgl 17).

• Penjelasan: Ini membantu menetapkan batas waktu bagi pelanggan untuk mengkonfirmasi pesanan, mencegah Surat Penawaran diterima lama setelah harga atau inventaris berubah.

---

Bagian B: Mengaktifkan dan Membuat Templat Surat Penawaran (Quotation Template)

Fitur ini memungkinkan Anda membuat paket produk standar yang dapat diterapkan dengan cepat ke Surat Penawaran Penjualan.

1. Konfigurasi Sistem

1. Masih di menu Sales > Configuration > Settings.

2. Cari fitur Quotation Templates (Templat Surat Penawaran).

3. Aktifkan (Centang) fitur tersebut.

4. Klik tombol Save (Simpan).

2. Membuat Templat Baru

1. Setelah disimpan, navigasi ke Configuration > Quotation Templates (Menu item baru yang muncul).

2. Klik New (Baru).

3. Isi Data Templat (Contoh: Paket Kantor Hemat):

   

   • Quotation Template Name: Paket Kantor Hemat

   • Quotation Expires After: Masukkan masa berlaku spesifik untuk templat ini (Contoh: 7 hari). Nilai ini akan menimpa masa berlaku default (5 hari) jika templat ini dipilih.

   • Add a line di bagian Products: Tambahkan produk yang sudah Anda buat:

     • Meja Sudut Kayu 150cm (Quantity: 1)

     • Kotak Penyimpanan Plastik (Quantity: 2)

4. Klik Save.

3. Menggunakan Templat dalam Surat Penawaran

1. Masuk ke Sales > Orders > Quotations.

2. Klik New.

3. Pilih Customer (Pelanggan).

4. Cari field Quotation Template dan pilih Paket Kantor Hemat.

5. Dampak:

   

   • Order Lines akan otomatis terisi dengan Meja Sudut Kayu 150cm (Qty 1) dan Kotak Penyimpanan Plastik (Qty 2).

   • Field Expiration akan berubah menjadi 7 hari (mengikuti pengaturan Templat).

• Penjelasan: Templat Surat Penawaran sangat berguna untuk penjualan berulang atau penawaran paket standar, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan input data.