Purchase Agreements

Tutorial Odoo 18: Purchase Agreements (Perjanjian Pembelian)

Tujuan: Fitur ini digunakan untuk mengelola proses pembelian yang kompleks atau berulang, seperti membandingkan penawaran dari banyak vendor (Tender) atau membuat kontrak harga pembelian jangka panjang (Blanket Order).

Langkah 1: Mengaktifkan Modul (Jika Belum)

1. Akses Aplikasi: Masuk ke menu Apps (Aplikasi) dan cari modul Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) atau Purchase Agreement.

2. Instalasi: Klik Activate (Aktivasi) untuk menginstal modul tersebut.

   

3. Hasil: Menu Purchase Agreements akan muncul di modul Purchase (Pembelian).

   

Langkah 2: Skenario 1 - Call for Tenders (Tender/Lelang)

Tujuan: Membandingkan harga dari beberapa vendor untuk pembelian Baja Kimia X dalam jumlah besar.

A. Membuat Purchase Agreement (Tender)

1. Navigasi: Masuk ke modul Purchase (Pembelian) > Orders (Pesanan) > Purchase Agreements.

2. Buat Baru: Klik tombol New (Baru).

3. Isi Detail Tender:

   • Agreement Type: Pilih Purchase Template.

   • Order Lines: Tambahkan produk yang ingin dibeli:

     • Product: Baja Kimia X

     • Quantity: 500 kg (Jumlah yang ingin dibeli).

     • Unit Price: Biarkan kosong (karena ini akan diisi oleh vendor).

4. Konfirmasi: Klik tombol Confirm (Konfirmasi). Status berubah dari Draft menjadi Ongoing.

   

B. Membuat Quotation dari Vendor

Setelah Agreement dikonfirmasi, Anda akan mengundang beberapa vendor untuk menawar.

1. RFQ Orders: Klik Smart Button RFQ Orders (yang sekarang kosong).

   

2. New Quotation 1:

   • Klik New Quotation (Kutipan Baru).

   • Vendor: Pilih PT Sinar Maju.

   • Pastikan Agreement dari Purcase Template sebelumnya Misal PT00001

   • Masukkan Unit Price penawaran mereka (Contoh: Rp 58.000,00).

     

3. New Quotation 2:

   • Klik New Quotation lagi.

   • Vendor: Pilih CV Bintang Baja.

   • Pastikan Agreement dari Purcase Template sebelumnya Misal PT00001

   • Masukkan Unit Price penawaran mereka (Contoh: Rp 59.500,00).

     

C. Memilih Pemenang (Awarding the Tender)

1. Analisis: Kembali ke daftar RFQ Orders dan bandingkan total harga.

   • PT Sinar Maju (500 kg @ Rp 58.000) = Rp 29.000.000 + ppn = 32.190.000,00

   • CV Bintang Baja (500 kg @ Rp 59.500) = Rp 29.750.000 + ppn = 33.022.000,00

     

2. Konfirmasi Pemenang: Pilih RFQ dari vendor pemenang (PT Sinar Maju) dan klik tombol Confirm Order (Konfirmasi Pesanan).

   

3. Hasil Akhir: PO untuk PT Sinar Maju telah dibuat.

   

---

Langkah 3: Skenario 2 - Blanket Order (Pesanan Jangka Panjang)

Tujuan: Membuat perjanjian harga jangka panjang dengan satu vendor untuk produk yang sering dibeli (Motherboard Seri B).

A. Membuat Purchase Agreement (Blanket Order)

1. Buat Baru: Kembali ke Purchase Agreements dan klik New.

2. Isi Detail Blanket Order:

   • Agreement Type: Pilih Blanket Order.

   • Vendor: Wajib diisi di awal. Pilih Toko Furnitur Indah (Vendor Anda).

   • Order Lines: Tambahkan produk yang termasuk dalam kontrak harga:

     • Product: Motherboard Seri B

     • Quantity: 100 unit (Total unit yang dikontrak dalam periode ini).

     • Unit Price: Rp 800.000 (Harga kontrak jangka panjang).

3. Konfirmasi: Klik Confirm.

   

B. Menggunakan Blanket Order

Blanket Order tidak dikonfirmasi untuk pembayaran sekaligus, tetapi berfungsi sebagai template harga dan kuantitas maksimal yang dapat dipesan dalam periode kontrak.

1. Membuat PO Baru: Klik Smart Button RFQ Orders > New Quotation.

   

2. Hasil: Odoo akan otomatis mengisi Vendor (Toko Furnitur Indah), Product (Motherboard Seri B), dan Unit Price (Rp 800.000).

3. Pastikan Agreement dari Blanket Order sebelumnya Misal BO00002

4. Pemesanan Parsial: Anda kemudian dapat memesan parsial (misalnya, hanya 10 unit) dan mengkonfirmasi PO tersebut.

   

Penjelasan Singkat:

• Purcase Template: Digunakan ketika Anda ingin mencari harga terbaik dari banyak vendor untuk satu pembelian besar.

• Blanket Order: Digunakan untuk mengamankan harga terbaik dengan satu vendor untuk pembelian berulang dalam jangka waktu tertentu, memungkinkan pemesanan parsial.