Tutorial Odoo 18: Membuat dan Mengimpor Data Vendor
Tujuan: Mencatat data kontak pemasok (vendor) yang akan digunakan untuk proses Pembelian (Purchase). Data ini harus ditandai sebagai Vendor agar muncul di modul Pembelian.
Langkah 1: Pembuatan Vendor Secara Manual
Anda akan membuat satu data vendor secara manual untuk memahami field-field yang diperlukan.
-
Navigasi: Masuk ke modul Purchase (Pembelian).
-
Di bilah menu, klik Orders (Pesanan) > Vendors (Pemasok) — atau langsung melalui modul Contacts.
-
Buat Baru: Klik tombol New (Baru).
Field | Input Data (Contoh: PT Sinar Maju) | Penjelasan |
|---|---|---|
Nama |
| Nama lengkap perusahaan vendor. |
Pilihan Kontak | Pastikan Is a Company (Ini adalah Perusahaan) tercentang. | Menentukan bahwa entitas ini adalah perusahaan, bukan individu. |
Ceklis Vendor | PENTING: Pastikan kotak Vendor tercentang. | Ini adalah satu-satunya cara Odoo mengidentifikasi kontak ini sebagai pemasok Anda. |
Alamat | Isi detail alamat vendor. | Alamat resmi untuk pengiriman dan penagihan. |
Telepon/Email | Masukkan data kontak utama. | Data komunikasi yang dibutuhkan. |
Tags | Pilih | Label yang dibuat sebelumnya untuk mengklasifikasikan jenis produk atau layanan yang mereka sediakan. |
Contact Person | Di tab Contacts & Addresses, tambahkan nama kontak person. | Menghubungkan kontak person (individu) dengan perusahaan vendor. |
- Simpan: Klik Save (Simpan).
Langkah 2: Menyiapkan Template Data Vendor untuk Impor
Untuk memasukkan sisa data vendor (4 vendor lainnya) secara efisien, Anda bisa menggunakan fitur Impor Odoo:
-
Ekspor Template: Di daftar Vendor, ubah tampilan menjadi List View (Tampilan Daftar).
-
Centang data vendor yang baru saja Anda buat (
PT Sinar Maju). -
Klik menu Action (Tindakan) > Export (Ekspor).
-
Pilih Field: Pastikan Anda menyertakan field-field penting seperti Name, Street, Phone, dan Tags. Ekspor file tersebut (misalnya, sebagai format CSV/Excel).
-
Pada Filed Available fields dibawahnya ada ssearch box untuk mencari nama Field yang akan muncul dibawahnya klik + untuk menambahkan field lalu akan muncul di kotak sebelah kanan field2 yang akan di export
-
Bisa drag and drop untuk posisi filed nya dan hapus field yang tidak diinginkan
-
Save As isi nama template file yang nanti akan di export
-
Jika sudah klik Export
-
Lalu buka file xlsx
-
-
Hapus Data Contoh: Buka file yang diekspor, hapus baris data PT Sinar Maju (hanya sisakan baris judul kolom).
-
Isi Data Baru: Isi baris data vendor baru di bawah baris judul kolom.
Langkah 3: Contoh Input Data Vendor (4 Vendor Lainnya)
Berikut adalah contoh 5 vendor lengkap dengan Contact Tags yang akan Anda gunakan (baris 2 sampai 5 akan diisi di template Impor):
Name | Street | City | Phone | Tags | Contact/Name | |
|---|---|---|---|---|---|---|
PT Jaya Sentosa | Jl. Kencana No. 5 | Jakarta | 021-111001 | Bahan Baku Kayu | Selfiana | Selfiana |
CV Bintang Baja | Jl. Industri Raya No. 10 | Surabaya | 021-111002 | Subkontraktor Sipil | Budi Hartono | |
UD Pangan Makmur | Jl. Kebayoran Lama No. 20 | Bandung | 021-111003 | Bahan Baku Plastik | Dian Putri | |
PT Fast Logistik | Jl. Tol Lingkar No. 3 | Jakarta | 021-111004 | Pemasok Utama | Agung Saputra | |
Toko Furnitur Indah | Jl. Pasar Lama No. 50 | Tangerang | 021-111005 | Bahan Baku Kayu | Ria Wijaya |
Langkah 4: Impor Data Vendor ke Odoo
-
Simpan File: Pastikan file Excel/CSV yang sudah diisi 5 vendor baru disimpan.
-
Akses Impor: Di daftar Vendor Odoo, klik tombol Gear > Import Records (Impor Catatan).
-
Unggah File: Klik Upload Data File (Unggah Data Berkas) dan pilih file yang sudah Anda isi di Langkah 3.
-
Verifikasi: Odoo akan memetakan kolom dari file Anda ke field Odoo.
-
Uji Coba: Klik tombol Test (Uji Coba). Pastikan muncul notifikasi "Everything seems valid" (Semua terlihat valid).
-
Impor: Klik tombol Import (Impor).
Penjelasan Singkat Vendor Data
-
Identifikasi Vendor: Menandai kontak sebagai Vendor adalah kunci. Tanpa ini, kontak tidak akan muncul di menu pilihan pemasok saat Anda membuat RFQ atau PO.
-
Contact Tags: Label ini membantu menyortir dan menganalisis kinerja vendor berdasarkan kategori (misalnya, membandingkan total pembelian dari semua vendor dengan tag 'Bahan Baku Kayu').
-
Import vs. Manual: Impor digunakan untuk efisiensi data massal, sedangkan pembuatan manual memastikan Anda mengisi semua field lanjutan (seperti Syarat Pembayaran atau Akun Utang) yang mungkin tidak ada di template impor sederhana.