Tutorial Sales Order Produk Layanan (Service) dan Invoicing
Kita akan menggunakan data produk layanan yang sudah dibuat sebelumnya: Jasa Instalasi Set Furniture (Kode: JISF01).
Langkah 1: Membuat Surat Penawaran Penjualan (Quotation) Baru Produk Jasa
-
Navigasi: Masuk ke modul Sales (Penjualan). Klik Orders (Pesanan) dan pilih Quotations (Surat Penawaran).
-
Buat Baru: Klik tombol New (Baru).
-
Isi Header:
-
Customer: Pilih atau buat pelanggan baru (Contoh:
Citra Konstruksi, Budi Santoso). -
Payment Terms: Pilih
Immediate(Segera) atau sesuai kebutuhan.
-
-
Tambahkan Produk Layanan: Di tab Order Lines (Baris Pesanan), klik Add a line.
-
Product: Pilih
[JISF01] Jasa Instalasi Set Furniture. -
Quantity: Masukkan jumlah hari/unit layanan yang dipesan, misalnya 5.00 (seperti pada gambar Anda).
-
Unit Price: Pastikan harga terisi benar (misalnya Rp 200.000).
-
-
Simpan & Kirim: Klik Save (Simpan). Kemudian klik Send by Email untuk mengirim Surat Penawaran ke pelanggan (Status berubah menjadi Quotation Sent).
Langkah 2: Konfirmasi Menjadi Sales Order
Setelah pelanggan menyetujui, Anda perlu mengkonfirmasi penawaran tersebut.
-
Akses Surat Penawaran: Buka kembali dokumen (yang kini berstatus Quotation Sent).
-
Konfirmasi: Klik tombol Confirm (Konfirmasi).
-
Status Perubahan: Dokumen kini menjadi Sales Order (SO00034 pada gambar Anda) dan statusnya Locked.
Langkah 3: Membuat Faktur (Create Invoice)
Karena produk layanan (Jasa Instalasi Set Furniture) biasanya dikonfigurasi untuk ditagih berdasarkan Ordered Quantities (kuantitas yang dipesan) atau Delivered Quantities (kuantitas yang diselesaikan/dicatat via Timesheet), kita dapat langsung membuat faktur setelah Sales Order terkunci.
-
Akses Sales Order: Buka Sales Order yang sudah dikonfirmasi (SO00034).
-
Mulai Invoicing: Klik tombol Create Invoice (Buat Faktur).
-
Pop-up Pilihan Faktur: Jendela pop-up muncul untuk memilih jenis penagihan:
Penjelasan Pilihan pada Pop-up Create Invoice
Pilihan | Deskripsi | Kapan Digunakan? |
|---|---|---|
1. Regular Invoice | Membuat faktur untuk seluruh kuantitas (atau kuantitas yang telah terkirim/tercatat) berdasarkan kebijakan penagihan produk. | Digunakan untuk menagih seluruh pesanan atau seluruh layanan yang sudah selesai dalam satu faktur penuh. Ini adalah pilihan paling umum. |
2. Down payment (percentage) | Membuat faktur uang muka berdasarkan persentase dari Total Pesanan. | Digunakan untuk meminta pembayaran di muka dalam bentuk persentase (misalnya, 50%) sebelum memulai pekerjaan. |
3. Down payment (fixed amount) | Membuat faktur uang muka berdasarkan jumlah nominal tetap. | Digunakan untuk meminta pembayaran di muka dalam bentuk jumlah nominal tetap (misalnya, Rp 5.000.000) sebelum memulai pekerjaan. |
Langkah 4: Finalisasi Faktur
-
Pilih Regular Invoice: Pada pop-up, pilih Regular Invoice (Faktur Reguler).
-
Buat Draf: Klik tombol Create Draft (Buat Draf).
-
Tinjau Faktur: Anda akan diarahkan ke draf faktur di modul Accounting. Pastikan item
Jasa Instalasi Set Furniture(Qty: 5.00) muncul dengan total yang benar (Rp 1.110.000 pada gambar Anda). -
Konfirmasi Faktur: Klik tombol Confirm (Konfirmasi) Jika sudah final/pembayaran.
-
Status Perubahan: Faktur berubah dari Draft menjadi Posted (Terposting) atau Open (Terbuka), siap untuk pembayaran.