Purchase Approval

Tutorial Odoo 18: Pengaturan Persetujuan Pembelian (Purchase Approval)

Tujuan: Mengatur sistem di mana setiap Pesanan Pembelian (PO) yang dibuat oleh pengguna biasa (User) harus disetujui oleh manajer (Administrator) jika nilai totalnya melebihi batas yang ditentukan (misalnya, Rp 1.000.000).

Langkah 1: Konfigurasi Kebijakan Persetujuan

Langkah ini dilakukan oleh pengguna dengan hak akses Administrator.

1. Akses Modul: Masuk ke modul Purchase (Pembelian).

2. Navigasi Pengaturan: Klik Configuration (Konfigurasi) > Settings (Pengaturan).

3. Aktifkan Fitur:

   • Cari dan centang opsi Purchase Order Approval (Persetujuan Pesanan Pembelian).

4. Tentukan Batas Nominal:

   • Minimum Amount: Setel batas minimum di mana persetujuan diperlukan.

   • Contoh Input: Masukkan 1000000 (Rp 1.000.000).

5. Simpan: Klik tombol Save (Simpan).

Penjelasan: Odoo sekarang akan mewajibkan status To Approve (Perlu Disetujui) pada PO yang nilainya melebihi Rp 1.000.000.

---

Langkah 2: Mengatur Hak Akses Pengguna (Role)

Persetujuan hanya berfungsi jika ada pemisahan peran antara User (yang membuat PO) dan Manager (yang menyetujui PO).

1. Membuat User Baru (Contoh: Budi - Purchase User):

   • Navigasi ke Settings > Users > Users.

   • Buat pengguna baru bernama Budi.

   • Di tab Access Rights (Hak Akses), atur hak akses modul Purchase sebagai User (Pengguna Biasa).

2. Memastikan Manajer:

   • Pastikan pengguna Admin memiliki hak akses Administrator atau Manager untuk modul Purchase.

Penjelasan: Hanya pengguna dengan hak akses Manager/Administrator di modul Purchase yang akan melihat dan dapat mengklik tombol Approve Order.

---

Langkah 3: Pengujian Skenario 1 - PO di Bawah Batas (Auto-Confirm)

Pengujian ini dilakukan oleh User Budi.

1. Buat RFQ: Login sebagai Budi. Masuk ke modul Purchase.

2. Isi Detail: Buat RFQ baru, tambahkan produk Tinta Printer Hitam.

3. Kuantitas: Atur kuantitas sehingga totalnya di bawah Rp 1.000.000 (Contoh: Total Rp 500.000).

   

4. Konfirmasi: Klik Confirm Order.

5. Hasil: Status PO langsung berubah menjadi Purchase Order. (Persetujuan tidak diperlukan).

   

Langkah 4: Pengujian Skenario 2 - PO di Atas Batas (Requires Approval)

Pengujian ini juga dilakukan oleh User Budi.

1. Buat RFQ: Buat RFQ baru, tambahkan produk Motherboard Seri B.

2. Kuantitas: Atur kuantitas sehingga totalnya melebihi Rp 1.000.000 (Contoh: Total Rp 1.500.000).

   

3. Konfirmasi: Klik Confirm Order.

4. Hasil: Status PO berubah menjadi To Approve (Perlu Disetujui). Budi tidak dapat memproses PO ini lebih lanjut.

   

Langkah 5: Persetujuan oleh Manajer

Langkah ini dilakukan oleh pengguna Manager/Administrator (Contoh: Ahmad).

1. Login Manager: Logout dari akun Budi dan Login sebagai Admin/Manager.

2. Akses PO: Masuk ke modul Purchase > Orders > Requests for Quotation.

3. Buka PO: Buka PO yang dibuat oleh Budi yang berstatus To Approve.

   

4. Persetujuan: Klik tombol Approve Order (Setujui Pesanan) di bagian atas.

   

5. Hasil Akhir: Status PO berubah menjadi Purchase Order. PO tersebut kini resmi dan dapat dilanjutkan ke proses penerimaan barang dan tagihan vendor.

   

Penjelasan Singkat:

Fitur Purchase Approval mencegah pengeluaran dana yang tidak terotorisasi. Dengan menetapkan batas nominal, Odoo memastikan bahwa setiap komitmen pengeluaran besar selalu melalui tahap verifikasi dan persetujuan oleh Manajer sebelum menjadi Pesanan Pembelian yang sah.